اهمیت اتوماسیون اداری

                 ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت الکترونیکی کسب و کار، از مهم ترین فعالیت های سیستم اتوماسیون اداری به شمار می آیند...

اتوماسیون اداری توابعی اداری هستند که معمولاً به مدیریت اطلاعات مربوط می باشند. ابزارهای متعددی برای اتوماسیون فعالیت های اداری بکار گرفته می شوند؛ همچنین گستردگی پردازنده های الکترونیکی کامپیوترها و دستگاه های کپی و چاپگرها نیز مهم ترین جایگاه را میان دستاوردهای اخیر اتوماسیون اداری کسب کرده اند. ذخیره سازی داده های خام، انتقال داده های الکترونیکی و مدیریت الکترونیکی کسب و کار، از مهم ترین فعالیت های سیستم اتوماسیون اداری به شمار می آیند.

تاریخ مدرن اتوماسیون اداری با ظهور ماشین های تحریر و دستگاه کپی آغاز شد؛ در گذشته این دستگاه ها به مکانیزم کارهای دستی می پرداختند. امروزه مفهوم اتوماسیون اداری بشکل فزاینده ای با این عنوان بیان می شود که نه تنها به مکانیزه شدن وظائف اشاره دارد؛ بلکه بر تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی نیز تأکید می کند. ظهور کامپیوترهای شخصی منجر به پیدایش انقلاب اتوماسیون اداری شد و هم اکنون نیز سیستم عامل های متداول و رابط های کاربری بر سیستم های کامپیوتری اداری برتری یافته اند. تکامل این انقلاب به اندازه ای بوده است که نفوذ در زمینه های مختلف کسب و کار را با خود بهمراه داشته و در نهایت، تقریباً کلیه کسب و کارها حداقل یک برنامه تجاری کامپیوتری مخصوص کسب و کار را برای امور روزانه خود بکار می گیرند. حتی کوچکترین شرکت ها نیز بطور معمول تکنولوژی کامپیوتر را برای حفظ سوابق مالی، اطلاعات موجودی، سوابق حقوق و دستمزد، و دیگر اطلاعات کسب و کار بکار می گیرند. طبق گفته استانلی زاروین، " تکنولوژی اداری که در دهه 1980 تحت عنوان ابزارهای دستی (ولی انتخابی) کسب و کار آغاز بکار کرده بود، در دهه 1990 به یک نیازمندی با اولویت بالا تبدیل شد. ورود ما به هزاره جدید با جهش کوانتومی دیگری همراه می باشد و آن نیز عبارت است از: تبدیل اولویت به یک پیش نیاز در هر کسب و کار."   

مبانی اتوماسیون اداری

 سه عملکرد اصلی سیستم اتوماسیون اداری بطور کلی عبارت اند از: ذخیره سازی اطلاعات، تبادل داده ای و مدیریت داده. در حوزه هر کدام از برنامه های کاربردی گسترده، سخت افزارها و نرم افزارهایی وجود دارند که با یکدیگر ترکیب می شوند و عملکرد اصلی را رقم می زنند.

ذخیره سازی اطلاعات

بخش اول  اتوماسیون اداری به ذخیره سازی اطلاعات اختصاص می یابد که بنظر می رسد بطور معمول شامل سوابق اداری و سایر فرم ها و اسناد اولیه اداری باشد. اپلیکیشن های داده ای شامل ذخیره سازی و ویرایش فایل ها، تصاویر و یا صفحات گسترده هستند. بسته های ارائه رومیزی و پردازش لغت دربرگیرنده داده های خام گرافیکی و منی هستند؛ در حالی که اپلیکیشن های صفحه گسترده قابلیت دستکاری آسان و استخراج اعداد را برای کاربران مهیا می سازند. برنامه های کاربردی تصویربرداری، امکان ضبط و ویرایش تصاویر بصری را فراهم می سازند.

سیستم ها و نرم افزار مدیریت متن سرتاسر حوزه پردازش لغت و نشر رومیزی را پوشش می دهند. پردازش لغت که یکی از اصلی ترین و رایج ترین عملکردهای اتوماسیون اداری بحساب می آید، نوعی ورودی است که معمولاً بواسطه keyboard و با دستکاری متن در کامپیوتر ساخته می شود. امروزه برنامه های تجاری پردازش لغت مجموعه پیچیده ای از دستورات قالب بندی، ویرایش و چاپ اسناد متنی را در اختیار کاربران قرار می دهند. یکی از محبوب ترین ویژگی های بسته های پردازش لغت، الگوهای اسنادی از پیش قالب بندی شده است. این الگوها بصورت اتوماتیک تنظیم مواردی از جمله اندازه فونت، سبک پاراگراف، عناوین و پاورقی ها و شماره صفحات را انجام می دهند تا کاربر مجبور نباشد بهنگام ثبت سندی جدید، ویژگی های آن سند را دوباره سازی کند.

نشررومیزی بُعد دیگری را به دستکاری متن اضافه می کند. ترکیب ویژگی های پردازشگر لغت با ویژگی های صفحه بندی و طراحی صفحه منجر به ظهور بسته های نشر رومیزی شده است که در ایجاد خبرنامه ها، بروشورها و دیگر اسناد نقش ابزاری ارزشمند را دارند و به ترکیب متن و عکس ها، نمودارها، نقشه ها و دیگر تصاویر گرافیکی می پردازند.

نرم افزار و سیستم های مدیریت تصویر یکی دیگر از جنبه های اتوماسیون اداری می باشند. نمونه اطلاعات بصری شامل تصاویر و اسناد، عکس ها و دیگر تصاویر گرافیکی از جمله جداول و نمودارها هستند. این تصاویر به فایل های دیجیتالی تبدیل می شوند؛ در نتیجه ویرایش آنها به مثابه ویرایش فایل های متنی امکان پذیر نمی باشد. در اپلیکیشن پردازش لغت یا نشر رومیزی، هر کلمه یا کاراکتر بتنهایی بررسی می شود؛ در حالی که در سیستم تصویربرداری، کلیه تصاویر یا اسناد به بعنوان یک فایل در نظر گرفته و بررسی می شوند. یکی از رایج ترین کاربردهای تصاویر کامپیوتری به ارائه ها یا سخنرانی شرکت ها مربوط می باشد. بسته نرم افزاری ارائه به آسانی دست به ایجاد ارائه های چند رسانه ای می زند که در قالب یک بسته اطلاعاتی یکپارچه از ویدئو، تصاویر، صدا و متن کامپیوتری استفاده می کند.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

بهبودسازی فرایندهای منابع انسانی

مدیریت کسب و کار بدون شک کاری بسیار پیچیده است. زمانی که کسب و کار به ثباتی مشخص برسد؛ لازم است نسبت به مدیریت کارکنان، پرداخت حقوق آنها، مصاحبه با آنها و مواردی از این قبیل توجه شود. اهمیت این موضوع در ابتدا بسیاری از صاحب منصبان را متعجب می سازد؛ مخصوصاً اگر کسب و کار شدیداً در حال پیشرفت باشد.  

با این وجود چه تمهیداتی جهت بهبودسازی فرایندهای منابع انسانی و اجرای روان تر کسب و کار لازم است در نظر گرفته شود؟ هدف از این مقاله بررسی روش های فوق العاده ای است که برای آسان سازی و بهبود هر چه بیشتر فرایندهای منابع انسانی پیاده سازی می شوند. چنانچه بدنبال فرایندهایی با انعطاف پذیری بالا هستید، تنها کافیست روش هایی که در ادامه به آنها اشاره می شود را با دقت مطالعه بفرمایید.

آسان سازی فرایند مصاحبه

یکی از بزرگترین مشکلاتی که صاحبان کسب و کارها را سردرگم می کند، گزینش افراد و استخدام آنها است. به اشتراک گذاری آنلاین فهرستی از مشاغل بسیار آسان می باشد؛ اما از سوی دیگر بررسی رزومه کاری افرادی که جویای کار هستند و انتخاب بهترین گزینه از میان آنها، کاری بسیاردشوار است. خوشبختانه این روزها نرم افزار ردیابی افراد جویای کار توانسته است بسیاری از مشکلات موجود را برطرف سازد.

این نرم افزار هوشمند بوده و می تواند با شاخص هایی که توسط شما تنظیم می شود، عمل کند و رزومه هایی که با انتظارات شما همخوانی ندارند را حذف کند. در صورت تمایل می توانید رزومه  های رد شده را مجددا بررسی کنید. این امکانات زمان بیشتری را در اختیار بخش منابع انسانی قرار می دهند که بتوانند در اسرع وقت با گزینه های منتخب به مصاحبه بپردازند و در وقت و سرمایه خود صرفه جویی کنند.

استفاده از نرم افزار منابع انسانی HR

صحبت ما پیرامون نرم افزارهای هوشمند است و امروزه برخی ابزارهای نرم افزاری منابع انسانی در اختیار کسب و کارها قرار گرفته است. شما با بهره مندی از نرم افزار منابع انسانی می توانید کلیه نیازمندی های خود را تنها در یک قسمت پیگیری کنید. این ابزارها هر چیزی را با یکدیگر ترکیب می کنند؛ از هزینه تا سود، از فعالیت های انضباطی تا آموزش و مواردی از این قبیل را با سایر سکوهای موجود مرتبط می سازند. بهترین توصیفی که می توان برای چنین نرم افزاری بکار برد آن است که تنها با فشردن یک کلید، تعامل با هریک از کارمندان قابل مشاهده می باشد. طولی نمی کشد که بخش منابع انسانی مجبور به نگهداری انبوهی از اسناد کاری کارمندان باشد و در چنین شرایطی کارمندان می توانند به سادگی هر چه تمام تر وارد سکوی منتخب کسب و کار خود شوند و در آنجا به فعالیت بپردازند.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنیک***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

گزارش ساز؛ راهی برای ایجاد گزارشات ضروری و پرتکرار !

ما همواره انتظار داریم که گزارش ها بموقع، درست و مرتبط با نیازمندی های ما ارائه شوند. اینها اهدافی هستند که فرایند گزارش سازی برای رسیدن به آن انجام شده و کیفیت برنامه گزارش ساز است که مستقیماً تعیین می کند آیا به این اهداف دست یافته ایم یا نه. این مقاله در تلاش است شما را با هرآنچه که لازم است در این زمینه بدانید؛ از تولید گزارش گرفته تا مفهوم و ویژگی های آن، آشنا سازد. با ما همراه باشید...

مفهوم تولید گزارش

گزارش سازی، فرایند استفاده از ابزار برای ایجاد گزارشاتی برای کاربران کسب و کار می باشد. برای تولید گزارش لازم است که ابتدا تعریفی از گزارش ایجاد شود و مشخص گردد کدام داده ها باید بازیابی شوند؛ از کجا تهیه گردند و چگونگی نمایش آنها نیز مشخص باشد.

ابزار Excel از دیرباز نقش مهمی در تولید گزارش ایفاء می کند. با این حال بسیاری از افراد ادعا می کنند که استفاده از Excel به منظور تولید گزارش بسیار سخت و طاقت فرسا بوده است، مخصوصاً در زمان هایی که ملزم به ایجاد گزارش های منظم هستیم؛ از جمله گزارش های روزانه، هفتگی و یا ماهانه.

زمانی که کارفرما درخواست تولید گزارشی را تا روز بعد دارد؛ لازم است که ابتدا جمع آوری داده ها از بخش های مختلف انجام شود و تا دیروقت به ترکیب آن داده ها پرداخته شود و در نهایت آنها برای تولید گزارش های جدید Excel آماده شوند. در این فرایند بیشتر مشغول انجام چه کاری هستید؟

در این فرایند بیشترین زمان خود را به Copy و Paste اختصاص داده اید؛ چیزی که بسیار خسته کننده بنظر می رسد. اینطور نیست؟

"خوشبختانه با در اختیار داشتن ابزاری بنام گزارش ساز از انجام کارهای تکراری و سنگین رهایی می یابید."

گزارش ساز چیست؟

تولید گزارش فرایندی است که در آن از ابزارهایی برای تولید گزارشات مورد نیاز کاربران کسب و کار استفاده می شود. تخصصی ترین نرم افزار برای چنین فرایندی گزارش ساز نام دارد.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

جایگاه سازمانی مدیر مالی

امور مالی یک شرکت از مهمترین و پیچیده ترین فعالیت های موجود در آن شرکت به شمار می آید. بنابراین یک مدیر مالی بمنظورمحافظت از این امور به اجراء کلیه فعالیت های مالی می پردازد.

مدیر مالی به شخصی گفته می شود که از کلیه امور مالی مهم یک سازمان مراقبت بعمل آورد. چنین فرد مسئولی باید بقدری دوراندیش باشد که بتواند اطمینان حاصل کند سرمایه به نحو احسن و بشکلی اثربخش مورد استفاده قرار می گیرد. اقدامات او می تواند مستقیماً بر سوددهی، رُشد و حسن نیت شرکت اثرگذار باشد.

در ادامه این مقاله به مهمترین اقدامات یک مدیر مالی می پردازیم:

افزایش سرمایه

موجودی و نقدینگی به منظور رویارویی با الزامات کسب و کار از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. یک شرکت می تواند از طریق واگذاری سهام یا وام، بانی رشد سرمایه خود شود. این نیز برعهده مدیر مالی است که تصمیم بگیرد نسبت واگذاری سهام یا وام به چه صورت باشد. حفظ توازن میان سهام و وام بسیار مهم می باشد.

تخصیص سرمایه

از آنجایی که ارتقاء سرمایه از سوی کانال های مختلف صورت می پذیرد؛ بنابراین اقدام مهم بعدی تخصیص سرمایه می باشد. لازم است سرمایه به مواردی اختصاص یابد که از آن به نحو احسن استفاده شود. برای تحقق این امر لازم است مواردی از این قبیل در نظر گرفته شوند:

- وسعت شرکت و قابلیت رشد و بالندگی آن.

- وضعیت دارائی های کوتاه مدت و بلند مدت.

- اصولی که منجر به افزایش سرمایه گردند.

تصمیمات مالی مستقیماً و یا بصورت غیر مستقیم بر سایر فعالیت های مدیریتی اثر می گذارند. بنابراین ترکیبی درست از دارائی های مناسب و تخصیص سرمایه یکی از مهمترین فعالیت ها بحساب می آیند.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

حسابداری و تخمین هزینه در نرم افزار ERP

با عملکردی بنام محاسبه بهاء تمام شده، می توان بهاء اقلام استاندارد و سفارشی را شبیه سازی و محاسبه نمود. این عملکرد در تعیین حداقل هزینه ای که یک محصول سودآور می تواند داشته باشد بسیار مهم می باشد...

ماژول هزینه یکی از مهمترین ماژول های کنترل کننده است که بوسیله آن حسابداری و کنترل هزینه داخلی به شکلی مؤثر انجام می شود. کلیه فعالیت های مربوط به تجزیه و تحلیل و تخصیص هزینه توسط این ماژول ارائه می گردند. ماژول حسابداری هزینه با ماژول هایی از جمله بودجه و خزانه یکپارچه شده و علاوه بر این میزان ورودی و خروجی مورد نیاز ماژول های مختلف از جمله لجستیک (تدارکات)، فروش، خرید، انبار، بستر فروشگاه و هزینه مواد اولیه را فراهم می سازد.

ماژول حسابداری هزینه

عملکردهای موجود در ماژول حسابداری هزینه عبارتند از:

- کنترل هزینه سربار

- محاسبه بهاء تمام شده

- حسابداری زمان کارکرد پرسنل و ماشین آلات

- برآورد هزینه بر مبنای فعالیت

کنترل هزینه سربار

هزینه سربار که در واقع هزینه ای غیر مستقیم است نمی تواند مستقیماً به محصولات تولیدی یا سرویس های ارائه شده اختصاص یابد. بعضاً هزینه سربار درصد قابل توجهی از هزینه کلی است. این عملکرد کمک می کند که روابط تخصیصی در قالب هزینه اضافی یا هزینه قابل استفاده برای مراکز هزینه معرفی گردد که به نوبه خود با اضافه بودجه شده یا نرخ های بودجه، قابل مقایسه می باشد. بنابراین کنترل هزینه سربار در نظارت و تخصیص هزینه غیرمستقیم بسیار مفید عمل می کند.

محاسبه بهاء تمام شده

با عملکردی بنام محاسبه بهاء تمام شده، می توان بهاء اقلام استاندارد و سفارشی را شبیه سازی و محاسبه نمود. این عملکرد در تعیین حداقل هزینه ای که یک محصول سودآور می تواند داشته باشد بسیار مهم می باشد. بهاء تمام شده یک کالای استاندارد بر اساس موارد زیر محاسبه می گردد:

- هزینه مواد اولیه، که ممکن است آخرین قیمت خرید یا قیمت خرید شبیه سازی شده باشد.

- هزینه عملیاتی که ممکن است شامل هزینه کار و ماشین کاری باشد.

- هزینه پیمانکاری فرعی

- هزینه های مازاد برای پوشاندن موارد سربار از جمله هزینه مدیریت و یا هزینه بازرسی.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ