پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

امروزه بیشتر سازمان ها بسوی اتوماسیون تغییر رویه داده اند تا بتوانند سودمندی و کاهش هزینه ها را درفضای کاری خود تقویت سازند. بسیاری از این سازمان ها از مزیت های اتوماسیون آگاه می باشند؛ به دانلود برخی اپلیکیشن ها یا نرم افزارها می پردازند که امکان اتوماسیون یک یا چند وظیفه اداری را داشته باشد. البته این بدان معنا نمی باشد که سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون به معنای واقعی و تنها بواسطه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری حاصل می گردد.   

در این مقاله به بررسی سیستم اتوماسیون اداری و مزیت های ارائه شده از سوی آن می پردازیم. همچنین نگاهی به فرایند پیاده سازی آن خواهیم داشت و برخی ویژگی های مهم که لازم است برای سیستم اتوماسیون اداری آنها را در نظر گرفت، را نیز برجسته می سازیم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم متشکل از راهکارهای سخت افزاری و نرم افزاری می باشد و انتقال داده ای میان سیستم ها را بدون مداخله یا مشارکت انسان، فراهم می سازد. اتوماسیون اداری با آسان سازی و اتوماسیون فرایندهایی از جمله حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت تأسیسات و وظائف اداری متعدد، منجر به سهولت بار کاری سازمان می شود.

سیستم اتوماسیون اداری تنها به معنای حذف کاغذبازی نیست. بعنوان مثال کلیه محصولات کاری و مکاتبات مشتریان در سیستم مدیریت اسناد، حفظ و نگهداری می شوند. با این حال سیستم اتوماسیون اداری سازمان ها را بسیار فراتر از حذف کاغذ بهره مند می سازد. این سیستم حُکم ابزاری قدرتمند را دارد که می تواند برای محدود سازی فرایندهای دستی، شناخت جریان های کاری بی اثر و سهولت در تصمیم سازی آگاهانه، بکار گرفته شود.

مزیت های سیستم اتوماسیون اداری

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری طیف گسترده ای از مزیت ها را بهمراه دارد. این مزیت ها عبارت اند از:

- بهبودی دقت

- کاهش هزینه ها

- کاهش زمان و منابع

- مدیریت و ذخیره سازی داده ها

- بینش داده ای و تصمیم آگاهانه

- بهبودی فرایند کسب و کار

بهبودی دقت

انسان مرتکب خطا می شود و سیستم های اتوماسیون بدرستی پیاده سازی نمی شوند. خطاهای انسان تنها به این دلیل که اثرگذار نیستند و سودمندی را به تأخیر می اندازند؛ نیازی به تصحیح ندارند، اما می توانند هزینه بردار باشند. مثلاً می توانیم به افزایش ارقام بهنگام پرداخت حقوق کارمندان یا فروشندگان اشاره کنیم. اشتباهات اساسی می توانند به مسائل امنیتی و انطباقی خاتمه یابند و بصورت بالقوه جریمه و مجازات را بهمراه داشته باشد. سیستم اتوماسیون اداری مداخله انسان در انتقال داده ها را محدود می سازد که بدنبال آن نیز وقوع خطاها به حداقل می رسند.

کاهش هزینه ها

سازمان ها با اتوماسیون فرایندهای پیچیده کسب و کار دیگر نیازی به سرمایه گذاری بیشتر جهت استخدام نیروی کار ندارند. در نتیجه از هزینه های عملیاتی کاسته می شود و در عین حال سودمندی و حاشیه های سودآور نیز به میزان قابل توجهی افزایش می یابد.

کاهش زمان و منابع

سازمان ها با اتوماسیون قادرند تعداد کارهای بیشتر را در مدت زمان کمتر به انجام برسانند. با حذف فرایندهای وقت گیر و طاقت فرسا، کارکنان می توانند زمان خود را بیشتر صرف وظائف ارزشمند سازند. مثلاً اگر بخواهیم به مزیت های محبوب حاصل از حذف کاغذ اشاره ای داشته باشیم؛ کارکنان با بهره مندی از نرم افزار اتوماسیون اداری دیگر نیازی به صرف زمان بیشتر جهت جمع آوری اسناد مهم، ورود اطلاعات و یا تکمیل نسخه های بزرگ کاغذی ندارند. سیستم همه ی این کارها را انجام می دهد. در حقیقت 78درصد از رهبران کسب و کار پیش بینی می کنند که اتوماسیون می تواند آزادسازی 3 ساعت از زمان کاری روزانه یک کارمند را بهمراه داشته باشد.

مدیریت و ذخیره سازی داده ها

سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها این امکان را می دهد که توسط سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی قادر به نظارت و کنترل داده ها باشند. ویژگی های مشترک شامل مواردی از جمله مدیریت وظائف و سیستم های یادآوری و همچنین، دسترسی آسان به اطلاعات توسط ذینفعان کلیدی می باشد.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resources planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resources Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resources Management ( HRM

. برنامه ریزی منابع تولید ( Manufacturing Resources Planning ( MRP

. مدیریت فرایندهای کسب و کار ( Business Process Management ( BPM

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیریت وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboard)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

تولید ابری و شعار سال 1400؛ سال تولید، پشتیبانی‌ها، مانع‌زدایی‌ها

رهبر انقلاب اسلامی در پیامی سال 1400 را سال " تولید، پشتیبانی‌ها، مانع‌زدایی‌ها" نامیده اند..

مقام معظم رهبری (مد ظله العالی) در پیام تبریک نوروزی خود، سال 1400 را سال " تولید، پشتیبانی‌ها،  مانع‌زدایی‌ها" نامیده اند. ایشان علت نامگذاری این سال را  عدم مشاهده جهش تولید در "اقتصاد عمومی کشور و در معیشت مردم" دانسته اند. ایشان در بخشی از پیام نوروزی خود می فرمایند:

" حالا مثلاً از باب مثال فرض کنید وقتی که یک کارگاه نیمه‌کاره‌ای، یعنی کارگاهی که مثلاً با سی درصد، چهل درصد ظرفیّت کار می کند یا بکلّی از کار افتاده است، با همّت چند جوان این کارگاه به راه می‌افتد، با تشویقها و مانند اینها این کارگاه مشغول حرکت می شود و بعد از آنکه به تولید رسید، ناگهان انسان مشاهده می کند که رقیبِ این محصول به نحوی از خارج وارد کشور میشود؛ ..... یا متأسّفانه از طرق قانونی و به خاطر ضعف رعایتهای قانونی. این تولید طبعاً تشویق نمی شود؛ این مانع بر سر تولید است، یعنی آن کاری که انجام گرفته، در واقع شکست می خورد. یا همچنین [به خاطر] نبودِ مشوّقها، مثل نبود مشوّق سرمایه‌گذاری. سرمایه‌گذاری در امر تولید احتیاج دارد به مشوّق. بایستی کسانی که می توانند سرمایه‌گذاری کنند تشویق بشوند به این کار، و اوضاع کسب و کار در کشور به نحوی باشد که برای اینها تشویق‌کننده بشود که وارد این کار بشوند، یا هزینه‌ی تولید برایشان افزایش پیدا نکند که متأسّفانه اینها اتّفاق نیفتاده؛ یعنی ملاحظات لازم انجام نگرفته؛ نه آنچنان مشوّقی وجود داشته و نه در مورد هزینه‌های تولید فکری شده".

 

با بررسی این بخش از پیام مقام معظم رهبری و همچنین شعار سال گذشته (جهش تولید) نکات زیر را می توان استخراج نمود:

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resource planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resource Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resource Management ( HRM

. مدیریت منابع تولید ( Manufacturing Resource Management ( MRP

. مدیریت فرآیند کسب و کار ( Business Process Management ( BPMS

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیر وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboards)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

دلایل اصلی یکپارچگی اینترنت اشیاء (IoT) با نرم افزار ERP در سال 2021(بخش دوم و پایان)

راهکارهای ERP متعهد شده اند که از فشار سازمان ها بهنگام حفظ فعالیت های پیچیده کسب و کار بکاهند.

حال که با تاریخچه راهکار ERP آشنا شدید، وقت آن رسیده است که ارتباط بین IoT و ERP را بهتر درک کنید و نیز از تأثیری که اینترنت اشیاء (IoT) بر سیستم های ERP برجای می گذارد، آگاه گردید.

ترکیب اینترنت اشیاء (IoT) و ERP جهت خلق فرصت هایی بهتر

پیش از این با فرصت های جدیدی که تکنولوژی IoT آنها را به منظور گردآوری داده ها در اختیار سازمان ها قرار می دهد، آشنا شده ایم. سازمانها به وسیله سنسورها و دوربین هایی که در محصولات تعبیه شده اند، از جزئی ترین اطلاعات پیرامون وضعیت محصول، درست از لحظه تولید، حمل و نقل، و کلیه فرایند تا رسیدن به دست مشتری را در اختیار دارند. در واقع داده همان پُل ارتباطی است که باعث اتصال IoT و ERP می شود. برای درک بهتر لازم است که عمیق تر به این مطلب بپردازیم.

- کیفیت و کمیت بهترِ داده ای

از آنجایی که هر سازمانی در تلاش است از تحول موفقیت آمیز دیجیتالی خود اطمینان یابد؛ بهترین دستورالعمل جهت تحقق چنین دستاوردی نیز به کیفیت و کمیت داده های گردآوری شده بستگی دارد. هرچه داده های جمع آوری شده مرتبط تر باشند، شانس سازمان ها دردستیابی بینش های عملکردی جهت استراتژی های توسعه کسب و کار نیز بیشتر خواهد بود. سازمان ها با یکپارچگی IoT و ERP دسترسی داده ای را بهبود می بخشند و بدین صورت برتری عملیاتی را منجر می گردند. داده هایی که توسط سنسورهای IoT اندوخته می شوند، مستقیماً توسط نرم افزار ERP مورد استفاده قرار می گیرند. هرگونه تغییری در این فرایند به صورت بلادرنگ گزارش می شود. بعنوان مثال، سنسورهای یکپارچه با ماشین ها در یک موقعیت ساختمانی قادر هستند اطلاعات مربوط به وضعیت فعالیت تجهیزات را به صورت بلادرنگ ارسال کنند. در صورت پیوند داده های IoT با سیستم ERP، بروز هرگونه مشکلی که به سلامت  تجهیزات مرتبط باشد مستقیاً بر اپلیکیشن انعکاس می یابد. چنین اطلاعات مهمی از طریق سکوی ERP در اختیار کارکنان حاضر در آن موقعیت قرار می گیرد و در صورت لزوم آنها را در ارائه عکس العملی مناسب یاری می رساند. ما در این قسمت تنها به ذکر یک نمونه از هزاران نمونه های موجود اکتفاء می کنیم. فرصت های حاصل از یکپارچگی اینترنت اشیاء (IoT) و سیستم ERP برای بخش های مختلف، متغیر خواهد بود و به کاری که آنها انجام می دهند، وابسته می باشد.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resource planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resource Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resource Management ( HRM

. مدیریت منابع تولید ( Manufacturing Resource Management ( MRP

. مدیریت فرآیند کسب و کار ( Business Process Management ( BPMS

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیر وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboards)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) مبتنی بر ابرِ عمومی

از مهمترین مزیت های راهکار (CRM) مبتنی بر ابرِ عمومی این است که شروع کار با آن بسیار آسان می باشد.

بیایید در ابتدا به بررسی مزیت های ابرِعمومی بپردازیم.

مزایا

یکی از مهمترین مزیت های راهکار (CRM) مبتنی بر ابرِعمومی این است که شروع کار با آن بسیار آسان می باشد. در سازمان های مُدرن مقوله هایی مانند فروش، خدمات و بازاریابی، با یکدیگر همگام هستند. آغاز برخی از راهکارهای CRM مبتنی بر ابرِ عمومی، از جمله فروش، در یک قسمت بسیار آسان می باشد و سپس به منظور افزایش ارزش خود در سایر قسمت ها نیز گسترش می یابد که بعنوان مثال در این زمینه می توانیم به بازاریابی یا تجارت الکترونیک، اشاره کنیم. زمانی که به تجربه ای یکپارچه دست یابید، عملکردی چندگانه را نیز در اختیار خواهید داشت.

از زمانی که شرکت ها منابع خود را به سایر سازمان ها واگذار می کنند، سریعتر می توانند به سکوهای CRM در دسترس، دست یابند و در عین حال نیز از بهترین امنیت برخوردار می گردند. یکپارچگی داده ای در راهکارهای CRM مبتنی بر ابرِ عمومی نیز نسبتاً آسان می باشد و می توانید بدون کوچکترین تردیدی ظرفیت آن را بیشتر سازید.

عملکرد راهکارهای CRM مبتنی بر ابرِ عمومی طی 10 تا 15 سال گذشته از رُشد بالایی برخوردار بوده است و چنین راهکارهایی  نزد بسیاری از شرکت ها، به گزینه ای برتر مبدل گشته است. علاوه بر این ارائه دهندگان ابر عمومی طی چند سال گذشته به ارتقاء ظرفیت بهاء داده اند و بدین ترتیب مشکلات ذخیره سازی را برطرف ساخته اند. شما می توانید در مواقع ضروری ظرفیت آن را کم و زیاد سازید.

از سوی دیگر ابرِعمومی طیف گسترده ای از گزینه های CRM را پیشنهاد می دهد،؛ گزینه هایی که از سوی کلیه ارائه دهندگان سکوی اصلی مورد حمایت و پشتیبانی قرار می گیرند.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resource planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resource Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resource Management ( HRM

. مدیریت منابع تولید ( Manufacturing Resource Management ( MRP

. مدیریت فرآیند کسب و کار ( Business Process Management ( BPMS

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیر وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboards)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ

دورکاری با ERP

نرم افزار ERP با خودکارسازی وظایف و ارتقاء سودمندی توانسته است در برابر دیگر صنایع از پیشرفت بسیار بالایی برخوردار گردد. امروزه این نرم افزارها کارمندان را قادر ساخته اند با آسودگی خاطر در خانه های خود به فعالیت بپردازند.

بدنبال شیوع کووید19 در سرتاسر جهان شاهد افزایش هر چه بیشتر دورکاری با سیستم ERP می باشیم. صنایع تحت تأثیر فشار عظیمی که از سوی همه گیری ایجاد شده است، گیج و حیران بنظر می رسند. بازار بورس سقوط کرده است، بیمارستان ها پُر از بیمار شده اند و میلیون ها نفر نیز کار خود را از دست داده اند. بازار کار ترسناک بنظر می رسد و تصور می شود که تا پیش از پیدایش واکسنی مؤثر و ایمن، به همین صورت نیز باقی بماند. شرکت ها در تلاشند ضررهای ناشی از شیوع کووید19 را جبران کنند. بنابراین بهترین روش تأثیرگذار بر این شرایط پیاده سازی نرم افزار مدیریت کسب و کار می باشد که شرایط فعالیت کارمندان به صورت دورکار را مهیا سازد. نرم افزار ERP با خودکارسازی وظائف و ارتقاء سودمندی توانسته است در برابر دیگر صنایع از پیشرفت بسیار بالایی برخوردار گردد. امروزه این نرم افزارها کارمندان را قادر ساخته اند با آسودگی خاطر در خانه های خود به فعالیت بپردازند.

این مقاله در تلاش است شرایط دورکاری با نرم افزار ERP را مورد بحث و بررسی قرار دهد و روشن سازد که نرم افزار ERP  به شرکت های حاضر در هر صنعتی یاری می رساند تا بتوانند فعالیت های خود را بدون هیچ گونه مشکلی ادامه دهند.

چالش های دورکاری با ERP

-کاهش سودمندی کارمند

سیستم های ERP شرکت ها را قادر می سازند دست به تخریب سیلوهای اطلاعاتی خود بزنند؛ سیلوهایی که اجازه نمی دهند اطلاعات مهم کسب و کار از بخشی به بخش دیگر در جریان باشد. با بهره مندی از نرم افزارهای ERP، کلیه تیم های کاری در یک مسیر قرار می گیرند و به مثابه نیرویی واحد به فعالیت می پردازند. با این حال شیوع کووید19 اختلال جدیدی را نیز منجر شده است. از آنجایی که در این روزها کارمندان به شکل دورکار در خانه های خود به فعالیت می پردازند؛ قضاوت درباره حرفه ای بودن آنها نیز کار آسانی بنظر نمی آید. مدیران، مدارک بلادرنگی که گویای فعالیت بلادرنگ اعضاء تیم باشد را در اختیار ندارند. علاوه بر این کارمندانی که در محل کار خود حضور نمی یابند، مشکلات فراوانی در مطرح کردن سؤالات خود پیرامون اطلاعات مهم دارند. بسیاری از شرکت ها از کاهش چشمگیر سودمندی متأثر از چنین دلایلی، بسیار شاکی هستند.

-فاصله گذاری اجتماعی غیرقابل تحمل شده است.

در ماه های ابتدائی شیوع کووید19، بیشتر کارمندان با رضایتمندی اصول فاصله گذاری را رعایت می کردند. این حالت برای آنها تجربه ای جدید بود و از اینکه در کنار اعضای خانواده خود به فعالیت می پردازند، بسیار راضی و خوشحال بودند. اما با گذشت ماه ها انجام چنین قوانینی به تجربه ای طاقت فرسا تبدیل شده است. گزارش های ارسال شده از هر طرف بیانگر این نکته هستند که افراد از خستگی، سرگیجه و اضطراب، شکایت ها دارند. روانشناسان معتقد هستند که علت بروز چنین مشکلاتی عبارت است از: انسان ها موجوداتی اجتماعی هستند و از تنهایی نفرت دارند. نرم افزار مدیریت کسب و کار مشاوران را قادر ساخته است بصورت مجازی به تعامل با مشتریان خود بپردازند؛ اما از طرفی چنین تعاملاتی نیز نمی تواند به سودمندی ملاقات های رودررو باشد.

-عدم دیدارهای حضوری

پیش از آنکه دورکاری به اصلی قانونی تبدیل شود، امکان برگزاری جلسات کسب و کار، جلسات با مشتریان و ایده پردازی ها به صورت حضوری وجود داشت. اما شیوع کووید19 همه چیز را تغییر داده است. نرم افزار مدیریت کسب و کار از جمله ERP توانسته است تا حد بسیار زیادی به کسب و کارها یاری برساند. این نرم افزار تیم های کاری را قادر می سازد از طریق نرم افزارهای متفاوتی مانند Skype ، Google meet و Zoom به صورت مجازی با یکدیگر در تعامل باشند.

دورکاری با ERP بسیار آسان است؛ زیرا این نرم افزار به سادگی با اپلیکیشن های کنفرانس مجازی یکپارچه می گردد و تجربه ای بدون کوچکترین تأخیر را در اختیار همگان قرار می دهد. اما همانطور که همه می دانیم هیچ چیزی نمی تواند جایگزین دیدارهای حضوری شود.

دورکاری با ERP چگونه می تواند مؤثر واقع گردد؟

ما امروزه در دنیای هوشمند فناوری زندگی می کنیم. هیچ شرکتی بدون بکارگیری نرم افزار بسیار پیشرفته مدیریت کسب و کار مانند نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) قادر به ادامه کسب و کار خود نمی باشند.

حال بیایید به مزیت های حاصل از دورکاری با ERP نگاهی بیاندازیم.

***جهت ادامه مطلب کلیک کنید***

جویا افزار ماندگار پرسیا ( جام پرسیا ) تولید کننده نرم افزارهای یکپارچه سازمانی  :

. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( Enterprise resource planning  ( ERP

. مدیریت زنجیره تامین ( Supply Chain Management ( SCM

. مدیریت منابع مالی ( Financial Resource Management ( FRM

. مدیریت بودجه (Budget Management)

. مدیریت منابع انسانی ( Human Resource Management ( HRM

. مدیریت منابع تولید ( Manufacturing Resource Management ( MRP

. مدیریت فرآیند کسب و کار ( Business Process Management ( BPMS

. مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management ( CRM

. مدیر وظایف (Task Management)

. هوشمندی کسب و کار Business Intelligent

. داشبورد مدیریتی (Dashboards)

. اتوماسیون اداری ( Office Automation)

. موتور قانون (Rule Engine)

. گزارش ساز( Report Generator)

تماس با واحد مشاوره و اطلاع رسانی : 02188844244

ارتباط از طریق واتساپ